资料管理制度

1. 资料管理制度

文件档案管理制度

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
九、本制度从二〇一一年七月一日起执行。


二〇一一年六月二十日

2. 资料管理制度

　　档案管理制度
　　一、 总则
　　集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
　　1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
　　2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
　　二、归档范围
　　1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。
　　2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
　　3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
　　4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）
　　5、政府、项目批文、合同；
　　6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；
　　7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；
　　8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；
　　9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；
　　10、公司有效证照、证件、印章；
　　11、具有法律效力及保存价值的文件；
　　12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
　　13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；
　　14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；
　　15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
　　三、立卷归档要求
　　1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。
　　2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
　　3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。
　　4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
　　（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
　　（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
　　（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
　　（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
　　（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
　　（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
　　四、 档案保管期限
　　1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
　　2、确定集团档案保管期限的原则
　　（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
　　（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
　　（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
　　五、档案保密级别
　　1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。
　　2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。
　　3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。
　　4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
　　六、档案的借阅
　　1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
　　2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。
　　3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
　　4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。
　　5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。
　　6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
　　7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
　　8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
　　七、电脑档案的管理
　　1、 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
　　2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
　　八、档案的鉴定与销毁
　　1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
　　2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
　　3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。
　　4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
　　九、罚则
　　1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。
　　2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。
　　3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
　　4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。
　　5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
　　6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。
　　十、附则
　　1、本制度自2007年9月1日生效。
　　2、本制度由集团行政人事部负责解释。
　　3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。
　　4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

　　十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围

3. 资料管理制度

转载。供参考。公司档案资料管理制度
一、 文书档案归档制度

1.       各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2.       各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立卷。

3.       归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。

4.       下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5.       凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.       重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7.       机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、 专职档案工作人员岗位责任制

1.       认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.       负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3.       负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.       负责档案库房各项制度的落实。

5.       积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1.     各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2.     兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3.     兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4.     严格执行各项档案管理制度。

5.     接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。


四、部门立卷制度

1.     凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2.     各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3.     兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1.     各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2.     按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.     档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4.     库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

5.     档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6.     库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案保密规则

1.     档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2.     凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3.     查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4.     本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5.     对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1.     借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2.     凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3.     借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

4.     借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5.     档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6.     一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、 其他
解释权归公司行政人事部。

4. 有关管理方面的资料

管理知识管理的含义第一节 管理的含义、作用与原理（一）管理的含义管理的定义：管理是指管理者为有效地达到组织目标，对组织资源和组织活动有意识、有组织、不断地进行协调活动。包含了5层意思：1.管理是有意识、目的的群体活动。2.管理主要协调人与事、人与物以及人与人之间的活动和利益关系。3.管理有目标性。4.管理的目的在于有效地达到组织目标，提高组织活动的成效。5.管理的对象是组织资源和组织活动。（二）管理的性质管理活动的二重性：1.与组织作用力和社会化大生产相联系的自然属性2.与生产关系和社会制度相联系的社会属性（三）管理的作用管理原理（四）管理原理包括系统原理、封闭原理、开放原理、人本原理、动力原理、反馈原理、弹性原理、控制原理、效益原理。第二节 管理的职能
（一）计划▲1.广义的计划工作是指制定计划、执行计划、检查计划，狭义的计划工作仅指制定计划。2.计划的基本特征：目的性、主导性、普遍性、效率性。3.企业计划的分类：按表现形式分类，有宗旨、目标、策略、政策、规则、程序、规划和预算等内容。要特别注意宗旨与目标、策略与政策、规则、程序与规划这些几对概念之间的区别与联系。4.计划工作的程序：估量机会、确定目标、确定计划的前提、制定可供选择的方案、选择方案、制定派生计划、用预算形式使计划数字化。
(二)组织▲1.组织的含义与类型：（1）组织的含义可以从静态与动态两个方面来理解，静态是指组织结构，动态指维系与变革组织结构，以完成组织的目标的过程。（2）组织的类型包括正式组织与非正式组织。正式组织是指组织中体现的组织目标所规定的成员之间职责的组织体系。非正式组织是在共同工作中自发产生的，具有共同情感的团体。2.划分组织部门的原则：（1）原则包括目标任务原则、责权利相结合原则、分工协作原则及精干高效的原则、管理幅度原则、统一指挥原则和权利制衡原则、集权与分权相结合的原则。（2）重点理解管理幅度原则和统一指挥原则。管理幅度是指主管能够直接有效地指挥下属成员的数目。管理幅度的大小与管理层次的多少成反比关系；统一指挥是指一个下属人员只应接受一个领导的命令，要防止多头领导。人员配备3.人员配备。（1）人员配备的任务：①物色合适人选。②促进组织结构功能的有效发挥。③充分开发组织的人力资源。（2）人员配备的原则：①经济效益的原则，不是为了解决职工就业。②任人唯贤的原则。③因事择人的原则，不能因人设岗。④量才使用原则。⑤程序化、规范化原则。（三）领导▲1.领导的含义。领导是在一定的社会组织或群体内，为实现组织预定的目标，领导者运用其法定权力和自身影响下影响被领导者的行为并将其导向组织目标的过程。2.领导方式的分类：（1）按权力控制的程度：集权型、分权型和均权型。（2）按领导重心所向：以事为中心、以人为中心、人事并重式。（3）按领导者的态度：体谅型、严厉型。（4）按决策权力大小，专断型、民主型、自由型。
3.领导者素质和领导班子的构成：（1）领导者素质：政治素质、知识素质、能力素质、身体素质。（2）领导班子成员的构成：年龄结构、知识结构、能力结构、专业结构。4.领导艺术与方法：（1）领导决策的艺术：①获取加工和利用信息的艺术。②对不同的决策采取不同方法的艺术，即对程序性决策和战略性决策采取不同的方法。③尽量实现经营决策的科学化，即制定各项规章制度。（2）合理用人的艺术：①科学用人的艺术：知人善任、量才适用、用人不疑。②有效激励人的艺术。③适度治人的艺术。（3）正确处理人际关系的艺术：①经常分析影响人际关系的因素。②调适人际关系的艺术应当多样化。（4）科学利用时间的艺术：①科学分配时间的艺术。重点管理法，即处理好“重要的事”和“紧急的事”；最佳时间法。②合理节约时间的艺术。（四）激励1.激励的构成：欲望、需要、希望、动力。2.激励的作用：（1）激发和调动积极性。（2）职工个人目标与组织目标相统一。（3）增强组织凝聚力，促进内部统一协调。3.激励的手段和方法：（1）物质激励。（2）职工参与管理。（3）工作丰富化。（五）控制1.控制的类型：（1）前馈控制、现场控制、反馈控制。（2）直接控制和间接控制。（3）集中控制和分散控制。2.控制的基本要求：（1）全局观点。（2）面向组织的未来发展。（3）确立客观的标准。（4）有关人员参与。
（六）协调协调就是正确处理组织内外各种关系，为组织正常运转创造良好的条件和环境，促进组织目标实现的过程。1.协调的内容与方法。（1）组织内部协调：①各生产要素内部。②企业与股东关系。③组织内部人际关系。（2）组织与外部环境的协调①企业与消费者。②企业与政府。③企业与新闻界。④企业与社区。2.冲突的对策。（1）回避。（2）强制解决。（3）妥协。（4）树立更高目标。（5）合作。3.信息沟通。（1）信息沟通的作用：①提高管理者决策的能力。②解决冲突、协调组织行动。③促进组织效率提高和组织变革及创新。（2）影响信息沟通的因素：①信息发送者。②信息接受者。③沟通通道的选择。④外部噪音。（3）信息沟通的方式。①正式沟通。②非正式沟通。（4）促进信息沟通的措施。①选择合适的沟通方式。②善于运用反馈。③学会积极倾听。第五节 现代管理理论的新发展（一）企业流程再造企业再造的实施方法是以先进的信息系统和信息技术为手段，以客户的长期需要为目标，通过最大限度地减少对新产品增值无实质作用的环节和过程，建立起科学的组织结构和业务流程，使产品的质量和规模发生质的变化。（二）企业文化企业文化就是企业作为有机体所自觉形成的一种群体意识及由其群体意识所生产的行为规范。（三）学习型组织1.圣吉的《第五项修炼—学习型组织的艺术与实践》2.学习型组织的五项修炼技能：（1）系统思考（2）超越自我（3）改变心智模式（4）建立共同愿景（5）团队学习。（四）虚拟企业1.在传统的企业概念下，一般企业都有研究、设计、生产、营销、人事、财务等完整的功能；而虚拟企业是仅仅保留某些关键功能，其余的一些功能则被虚拟化，借用外部力量来整合。2.主要有两大类：非资本虚拟与资本虚拟。（五）风险管理（六）知识管理（七）创新管理（八）企业社会责任1.企业社会责任，是指企业为实现自身与社会的可持续发展，遵循法律、道德和商业伦理，自愿在运营全过程中对利益相关方和自然环境负责，追求经济、社会和环境的综合价值最大化的行为。2.实施全面社会责任管理，需要建立以下柜架：（1）内在动力（2）融合（3）创新和持续改进（4）建立绩效指标体系

5. 求资料管理制度？

转载以下资料供参考
 
 
档案资料管理制度
一、  为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、  归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、  公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、  档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。  
五、  资料的收集与整理
1.      公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.      在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.      凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.      各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.      档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、  资料的分类与归档
1.    公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.      公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、  档案的借阅
1.      总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.      因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.      公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.      档案借阅者必须做到：
①    爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②    注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、  档案的销毁
1.      公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.      当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.      凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.      经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.      在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

6. 资料管理软件的资料管理指什么

资料管理一般指对书面材料进行管理。从IT技术的角度讲，则指电子文档、书面材料的电子化扫描、存放位置编码管理等。所以，一般也叫文档管理软件。

7. 资料管理制度

档　案　管　理　制　度


文件编码：QT/ZB01-01-2006
受控编号：
修改状态：A/1

编  制：
审  核：
批  准：


XXXXX公司
二○○七年元月十日 

档　案　管　理　制　度
 
1	目的和适用范围
1.1	为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
1.2	适用于公司各部门资料管理员及档案员。
2	职责
2.1	行政管理部是档案管理的归口部门，各部门有责任做好本部门的资料收集和管理工作。
2.2	档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
2.3	档案管理员应严格按制度做好公司各类档案的收集、鉴别、分类、整理、编目、装订及归档工作。
2.4	总工程师及行政管理部经理负责监督档案室资料的完整性。
3	规程
3.1	上级来文件的管理
3.1.1	上级来文件要进行登记，将来文日期、标题、来文机关、来文号、收文号、文件页数等登记在来文登记表上，然后交有关领导和部门阅批或办理。
3.1.2	文件阅毕或交办完成后，对有保存价值的文件应及时收回、归档。
3.2	公司文件管理
3.2.1	技术文件
3.2.1.1	文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。
3.2.1.2	按规定发往有关部门，车间负责人，有关职能人员，不得随意发放和乱扔。
3.2.1.3	技术文件要归档保管，专人负责，注意保密，无主管理领导批准，不得外借/外传。
3.3	文件归档管理规定
3.3.1	文件归档的范围
3.3.1.1	公司的规划、年度计划、决定、委托书、协议、合同、会议记录、职工教育、培训、劳动工资、人事档案及党务活动记录等文件。
3.3.1.2	技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、产品标准，技术说明，设备的安装、维修、运行记录，技术引进，技术改造等。
3.3.1.3	产品生产过程形成的文件、资料、各类计划、统计报表、统计分析等文件。
3.3.1.4	生产经营活动中形成的文件、各类生产记录及质量过程控制记录、合同、协议，以及原材料采购，入库保管等形成的各类文件等。
3.3.1.5	财务审计、会计档案。
3.3.1.6	声像档案。
3.3.1.7	电子档案。
3.3.2	文件的分类与编号方法：按问题分类整理；编号以盒为单位，按文件时间排列次序编号，以固定排列次序并编制盒内文件目录。
3.3.3	文件归档的要求
3.3.3.1	归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。
3.3.3.2	公司的归档文件实行“年度归档制”，即：次年的二月份前为文件归档期。
3.3.3.3	在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料；各种质量记录的原始资料则由该记录的归口管理部门负责收集、鉴别、整理、编目、装订后上交档案室，各主管部门经理应积极配合与支持。
3.3.3.4	凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责提前归档。
3.3.3.5	归档文件必须完整，清晰，且存档文件以原件为主。
3.3.3.6	电子文件归档要求
a.	电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
b.	检测完需归档的电子文件后，应再编制归档目录，并将目录及文件拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。
c.	存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、保管期限、硬件及软件环境。
3.3.4	档案保存期限
3.3.4.1	文件资料的保管期限分为永久、长期（16至50年左右）和短期（15年以下，含15年）三种。
a.   凡是记述和反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展建设　　等工作有长远利用价值的文件资料，应列为永久保管。
b.   凡是反映本公司一般活动的，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。
c.   凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。
3.3.4.2	质量记录保存期限规定
a.	质量管理体系有效性运行的记录保存期为5年。
b.	API会标产品记录保存期应符合API相应规定要求，如规范未规定，则保存 期为10年。
3.3.5	文件、资料的保管单位统一由行政管理部设专人负责。
3.4	档案的查阅/借阅 
3.4.1	档案借阅者必须做到：
•爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
•注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
3.4.2	本公司人员需查阅/借阅档案时，必须在《文件查阅/借阅登记表》上进行登记。借走文件最长期限不得超过三天，三天后如需继续使用可再续借。 
3.4.3	非本公司人员需要查阅/借阅档案时，则须经总经理批准并签写查/借阅记录后方可执行。
3.4.4	电子档案利用时应使用拷贝件，利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
3.5	档案的销毁
3.5.1	公司任何个人或部门非经允许，不得销毁公司档案资料。
3.5.2	需要销毁的文件包括：
3.5.2.1	超过期限的质量控制记录、检验记录及相关台帐；
3.5.2.2	超过期限的设备运行、保养、维修记录； 
3.5.2.3	已收回的不再使用的旧文件，仅留一份存档备查；
3.5.2.4	其它需要销毁的文件。
3.5.3	待销毁档案需要填写《文件销毁审批单》，经文件所在部门领导确认，总工程师批准后方可销毁，做好文件销毁记录，记录需永久保存。
3.5.4	在销毁公司档案资料时，必须由总工程师或行政管理部主任指定专人监督销毁。













修改记录	修改时间	修改标记	修改处数	修改通知单号	备  注
	20061201	斜体加黑	2处	0601	更换第2、3页

8. 资料管理制度

不知道您需要的是什么类型的资料管理制度，下面给您提供的是工程项目文件资料管理制度，希望对您有所帮助！

工程项目文件资料的管理包括公司发文、项目对外收发文、418#文件所覆盖的技术资料、其他质量记录等四个方面的内容。

项目资料员在项目技术负责人的领导下,具体负责文件资料的管理工作。

项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。

管理目标是技术资料真实同步,达到长城杯的资料要求;非技术资料编目清晰,便于查阅。

文件资料的日常管理制度

一、文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全,符合《XXXXXXX技术资料管理规定》的要求。

二、项目技术负责人应定期检查各专业工程师内业资料的收集整理工作,检查资料员的资料归档工作,不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。

三、418#文件涵盖的技术资料要求:

1、项目总工组织各专业工程师和资料员学习418#文件。

2、各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理。每月月底将本月技术资料移交项目资料员。

3、项目资料员负责技术资料的整理、归档工作,资料归档时应按《XXXXXXX技术资料管理规定》的标准来做。如果技术资料不符合要求,资料员做以详细记录交给专业工程师,专业工程师应及时补齐。

四、为了加强项目管理,除了418#文件的规定之外,其它质量记录由资料员统一管理。

五、各业务口收集、整理本专业质量记录,定期报送资料员处。资料员进行分类归档。

公司发文管理制度

一、对公司发文进行分类收存,类别为党群类和行政类,行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。

二、公司发文由项目资料员统一接收,留下分类收文登记。

三、项目资料员在接到文件后,根据文件归属类别是行政文件还是党群文件,附上文件和资料传阅学习单后分别送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后,在文件就资料传阅学习单上签署意见,并决定该文件的学习或传阅的科室及人员范围,由资料员送各相关业务人员学习。各相关业务人员必须认真学习文件内容,并在文件和资料传阅学习单上签名。

四、所要求的人员进行传阅或学习后,项目的文件资料由资料员统一进行归档管理。党群类和行政类文件分别存放,资料盒内应编制文件目录,以便于查阅。

五、作废文件必须进行标识,并单独存放,同时在原收文记录上标明作废存放处或销毁日期。

六、质量体系投入运行后设立的项目经理部,要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》,并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。

七、项目经理部调出人员不允许带走文件和资料,到新的岗位后,需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后,继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。

项目对外收发文管理制度

一、项目对外发文应由室主任审核,项目经理审批签发。对业主发文应该用微机打印,发文格式执行《XXXX工程公司CI手册VI分册工程项目部分(试行)》的要求。

二、建设单位、设计单位、监理

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